Последнее время все большее распространение получили топливные карты. Выпускают карты нефтяные компании, такие как ЛУКОЙЛ или Тюменская нефтяная компания (ТНК) и т.д. С ними заключают договор на покупку топливной карты и на обслуживание по ней.
Расчеты топливными картами имеют ряд преимуществ.
Во-первых, стоимость бензина, дизельного топлива или моторных масел в этом случае значительно дешевле. Ведь поставщики топлива делают держателям топливных карт скидки с цены. Да и горюче-смазочные материалы организация оплачивает по цене, которая действует на дату, когда выставлен счет-фактура.
Во-вторых, по карте всегда можно купить любое количество бензина. Конечно, в пределах лимита, указанного в заявке фирмы. Лимит фирма устанавливает, как правило, больше, чем средняя ежедневная потребность машины в топливе.
В-третьих, от поставщика можно получить полный пакет документов. Это и чеки АЗС, и счет-фактура, и подробный отчет о том, когда, сколько, какого вида топлива было отпущено. То есть принять к вычету НДС можно без особых проблем. Понятно, что при условии, что поставщик - плательщик этого налога и выставил счет-фактуру с выделенной суммой налога.
В-четвертых, не нужно проводить расчеты с поставщиком топлива через подотчетников: составлять кассовые документы и авансовые отчеты.
Но есть и недостатки. О них тоже умалчивать не будем. Скажем, некоторые поставщики за обслуживание по карте могут брать небольшой дополнительный процент. Кроме того, по топливной карте можно заправляться только на определенных АЗС.
Учет топливной карты зависит от того, на каких условиях она выдана. Тут возможны три варианта. Карта может выдаваться бесплатно, на условиях возврата или за деньги.
В первом случае карту ни в бухгалтерском учете, ни для целей налогообложения никак не отражают.
Когда карту выдают с условием возврата, то за нее, как правило, берут залог. Эта сумма возвращается эмитенту, если организация перестает заправляться по этой топливной карте.
Третий вариант - покупка топливной карты. В этом случае ее стоимость сразу списывают на счета учета производств.
Расчеты топливными картами происходят следующим образом. Сначала организация перечисляет владельцу заправок деньги за топливо и получает карту. Когда автомобили организации заправляются на АЗС, наличными она не платит, а предъявляет топливную карту. В конце каждого месяца поставщик топлива представляет акт и отчет о том, когда и сколько денег было перечислено фирмой на карту, а также об объеме израсходованного топлива. На основании этого документа составляется отчет держателя - он служит основанием для списания топлива.
При изготовлении пластиковых топливных карт обязательно используется различные способы идентификации владельца карты. В качестве идентификатора может выступать эмбоссированный уникальный номер карты, магнитная полоса с записанным на ней кодом или штрих-код различного типа. По данным идентификационным номерам поставщики топливных карт осуществляют учет транзакций по картам.
